راهنمای مدیریت پایگاه های چند بخشی
(ویژه دانشگاه ها و موسسات بزرگ)
مقدمه و معرفی
افزایش حجم و جریان اطلاعات، بشر را بر آن داشت تا با خلق راهکارهای سریع‌تر و موثرتر، سرعت تبادلات و ارتباطات خود را بیشتر نماید. این امر در نهادهای علمی جوامع نمود پررنگ‌تری داشته است و در جوامع پیشرفته، دانشگاه‌ها و سازمان‌های علمی از اولین متقاضیان و کاربران فناوری‌های الکترونیک جدید به شمار می‌روند. اما در برخی از جوامع کمتر توسعه یافته، به دلایل مختلف، استفاده موثری از این فناوری‌ها انجام نشده است و حرکت‌هایی که در این زمینه صورت گرفته است، به نتیجه مطلوب نیانجامیده است.
یکی از این فناوری‌های جدید که استفاده‌های روزافزونی یافته است، فناوری وب می‌باشد. پایگاه‌های اینترنتی نا استوار و سردرگم کننده، فقدان اطلاعات مورد نیاز کاربران یا دشواری دسترسی به آنها، قالب‌های ناهمگون طراحی صفحات، عدم به‌کارگیری موثر وب برای انجام روند‌های اداری و اجرایی و به‌روز‌نبودن و اشتباهات زیاد در اطلاعات ارایه شده در پایگاه‌های اینترنتی تعداد زیادی از دانشگاه‌ها و موسسات علمی کشور حاکی از نقص‌های موجود در زمینه استفاده صحیح و مطلوب از فناوری وب در کشور ما می‌باشد. در این راهنما که بخشی از "طرح جامع مدیریت یکپارچه پایگاه‌های اینترنتی دانشگاه‌ها و مراکز علمی" محسوب می‌شود، به ارایه راهکارهایی اصولی پرداخته‌ایم و تلاش کرده‌ایم با استفاده از آخرین دستاوردهای دانش و فناوری ، تصحیح شیوه‌های مدیریتی و با یاری گرفتن از ابزارهای قدرتمندی همچون "مجموعه برنامه‌های یکتاوب"، برای رفع مشکلات و نواقص مذکور اقدام نماییم.
اهداف راهنما
اهداف اصلی از تهیه این راهنما عبارتند از:
- مستندسازی فرآیند راه‌اندازی، نگهداری و پشتیبانی صفحات اینترنتی واحدهای سازمانی زیر نظر دانشگاه
- بهره‌گیری از نظرات و دیدگاه‌های همکاران و متقاضیان برای تصحیح فرآیند مدیریتی موجود و ارتقای خدمات
- اطلاع‌رسانی جامع و موثر و جلوگیری از سردرگمی همکاران، متقاضیان و مدیران زیربخش‌های وبگاه
- پاسخگویی به پرسش‌های متداول و پیشگیری از بروز اشتباهات و خطاهای مرسوم طراحی وب
- افزایش دقت و سرعت در راه‌اندازی وبگاه زیربخش‌ها و بهینه‌سازی خدمات پشتیبانی
- تدوین چارچوب اولیه برنامه‌های زمانی آموزش و رفع اشکال برای مدیران زیربخش‌های وبگاه
- سازمان‌دهی کارآمدتر و کاهش حجم کار در انجام امور و وظایف مراکز علمی
- ایجاد و تبعیت از فرآیندهای استاندارد کارآمد و حرفه‌ای انجام امور
- راه اندازی وبگاه زیربخش‌های جدید و تکمیل اطلاعات زیربخش‌های موجود
- کارآمد سازی و افزایش مراجعه و پاسخگویی مبنی بر وب به منظور تسهیل امر ارتباط علمی و اداری
قابلیت‌های برنامه
در حال حاضر برنامه از قابلیت‌ها و توانمندی‌های بسیاری برخوردار است که برخی از آنها را در ادامه مشاهده می کنید. جزییات این قابلیت‌ها و طرز استفاده از آنها را می‌توانید در بخش معرفی برنامه و راهنمای برنامه مطالعه نمایید.
- امکان انجام تنظیمات کلی و جزیی برنامه از طریق بخش مدیریت
- امکان ایجاد، ویرایش و حذف صفحات و مطالب با سرعت و سادگی هرچه تمام‌تر
- قابلیت واگذاری مدیریت بخش‌ها و صفحات پایگاه، به مدیران و افراد مختلف با سطوح دسترسی تعریف شده
- قابلیت تغییر و بروز رسانی سریع و سهل تمام متون، تصاویر، پرونده‌ها و حتی ظاهر کلی پایگاه
- امنیت مناسب جهت جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی
- در نظر گرفتن نیازهای اساسی متقاضیان و کاربران و ارایه خدمات الکترونیک به آنها
- امکان تعامل با کاربران پایگاه و آگاه شدن از نظرات و پرسش و پاسخ با آنان
- امکان ارسال پیغام و پیام‌نگار برای کاربران به تفکیک
مراحل راه‌اندازی وبگاه زیربخش
1- معرفی مسوول وب
مدیران و مسوولان دانشگاه می‌توانند برای آغاز مراحل بر عهده گرفتن مسوولیت مدیریت صفحات ویژه واحد سازمانی خود در پایگاه وب دانشگاه، فرد یا افرادی را به عنوان مسوول زیربخش وب مربوطه معرفی کنند. برای این‌کار با استفاده از فرم معرفی مدیر بخش که از طریق پایگاه قابل دسترسی است، مشخصات فرد مورد نظر مکتوب شده و سپس فرم پر شده از طریق نامه اداری یا فاکس برای مدیریت آمار و اطلاع‌رسانی ارسال می‌شود.
2- ارزیابی و آموزش
قبل از راه‌اندازی بخش مربوطه و ایجاد دسترسی، توانایی افراد معرفی شده برای مدیریت پایگاه مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و در صورت نیاز دوره آموزش برنامه توصیه می‌گردد. همچنین کاربران در صورت تمایل می‌توانند با مطالعه مستندات و راهنمای برنامه، با ابزارها و بخش‌های برنامه آشنا شوند. در نهایت آزمون عملی مختصری برای بررسی قابلیت‌های افراد به عمل خواهد آمد و برای مدیران وب در رده‌های ممتاز، خوب و متوسط، گواهی آشنایی با مدیریت پایگاه‌های اینترنتی صادر خواهد شد.
3- ایجاد دسترسی
پس از آنکه کار بررسی قابلیت‌ها و آموزش افراد انجام پذیرفت، افراد به عنوان کاربر در برنامه عضو می‌شوند. سپس مدیر ارشد برنامه، افراد معرفی شده را به عنوان مدیر بخش به برنامه معرفی خواهد نمود و ابزارهای مدیریت بخش مورد نظر را در اختیار آنها قرار می‌دهد. در صورت عدم وجود صفحات اینترنتی واحد مورد نظر، مدیر ارشد برنامه با استفاده از ابزار مدیریت زیربخش‌ها، آن را برای شما ایجاد نموده و تنظیمات اولیه آن را انجام خواهد داد.
4- پیگیری و تکمیل
مسوولین وب پس از آغاز کار با بخش مدیریتی برنامه، ابتدا باید بخش تحت اختیار خود را با استفاده از اطلاعات و تصاویر مناسب تکمیل نمایند. مدیران ارشد پایگاه به بررسی و پیگیری اقدامات انجام شده خواهند پرداخت و چنانچه بعد از 10 روز اطلاعات ضروری پایگاه در زیربخش مربوطه وارد نگردید، نامه درخواست فعالیت بیشتر را برای مدیر واحد مربوطه ارسال می‌کند. چنانچه این وضعیت تا ده روز دیگر نیز ادامه یافت، مدیر ارشد نامه دومی با عنوان اخطار حذف زیربخش وب برای مدیران واحد ارسال می‌کند. از این تاریخ ده روز دیگر برای تکمیل اطلاعات ضروری فرصت در اختیار مدیران وب قرار داده می‌شود و اگر در این فرصت تغییری در وضعیت اطلاع‌رسانی بوجود نیامد، زیربخش مورد نظر حذف می‌شود.
بعد از تکمیل اطلاعات اولیه و ضروری زیربخش، راه‌اندازی زیربخش به صورت خبر در صفحه اخبار و خبرنامه الکترونیک وبگاه اعلام می‌شود و پیوند به بخش ساخته شده نیز در صفحه مناسب اضافه می‌شود. بعد از راه‌اندازی اولیه، مدیران می‌توانند از توانمندی‌ها و قابلیت‌های خود بهره بگیرند و برای تکمیل اطلاعات پایگاه خود اقدام کنند.
راهنما و مستندات مفید
در برنامه یکتاوب برای راه اندازی و نگداری پایگاه های چند بخشی، ابزار ها و شیوه های کارکرد ویژه ای در نظر گرفته شده است که با استفاده از آنها امکان مشارکت همه اعضای سازمان در تولید و به روزرسانی داده های پایگاه را فراهم می کند. برخی از روش ها و ابزار ها که بر اساس تجربیات به دست آمده در دانشگاه علوم پزشکی ایران و نیز دانشگاه علم و صنعت ایران توسعه یافته اند، در زیر معرفی می شوند:
1- برنامه برای مدیریت پایگاه های فرعی از ابزار "مدیریت زیربخش ها" استفاده می کند. اگر قرارداد شما استفاده از ابزار زیربخش های وب را مجاز می داند، می توانید از این ابزار در منوهای مدیریت استفاده کنید.
2- بهتر است برای پایگاه خود هدف مشخص و یا یک سند چشم انداز داشته باشید و طی جلسات و اطلاعیه ها، افراد و مسئولان را برای رسیدن به اهداف توجیه نمایید. این امر می تواند موجب همکاری بیشتر مجموعه عوامل سازمان و تسریع امور گردد. سند چشم انداز نمونه را ببینید.
3- یک دسته بندی واقعی از ساختار پایگاه ایجاد نمایید. ساختار مذکور باید دارای مشخصه های عنوان فارسی و لاتین، نشانی و مسئوول هر زیربخش وب باشد. سند نمونه را ببینید.
4- برای معرفی نمایندگان زیربخش ها برای شرکت در دوره آموزشی و ایجاد دسترسی، می توانید از فرم معرفی مدیر زیربخش استفاده نمایید. فرم نمونه را ببینید.
5- با کمک بخش مدیریت زیربخش ها، برای راه اندازی زیربخش های وب پایگاه و معرفی نمایندگان واحد ها اقدام کنید. می توانید یک زیربخش ویژه راه اندازی پایگاه ایجاد کنید و اطلاعات و اسناد و اخبار مربوط به پایگاه را در آن قرار دهید.
6- نامه راهنمای اولیه و نام کاربری و رمز عبور را برای نمایندگان معرفی شده تهیه و به صورت محرمانه فاکس یا ایمیل نمایید. برای تهیه نامه می توانید از ابزار نامه نویس برنامه (بخش ابزارهای کمکی) استفاده کنید. نمونه ای از نامه ارایه شده به مدیران زیربخش های وب را ببینید. برای تشریح روند کار می توانید از نمودارهای گردش کار نیز استفاده کنید
7- در ابتدای راه اندازی زیربخش ها توسط مدیران زیربخش ها یا در دوره های مشخص می توانید بر اساس برنامه زمانبندی مناسب، جلسات آموزشی یا رفع اشکال برگزار نمایید. برای برگزاری جلسات می توانید از مستندات آموزشی شرکت استفاده کنید:
- فرآیند برگزاری کارگاه آموزشی
- راهنمای برگزاری کارگاه آموزشی مجموعه برنامه یکتاوب
- برنامه زمانبندی برگزاری کارگاه بازآموزی و رفع اشکال
- فرم ارزیابی دوره های آموزشی
8- بر اساس برنامه زمانبندی از پیش اعلام شده، وضعیت پایگاه های وب و میزان تحقق اهداف را ارزیابی کنید. برای این کار می توانید از ابزار ارزشیابی نیمه خودکار برنامه استفاده کنید.
9- پس از تحقق اهداف اولیه، می توانید اهداف جدیدی (مثل راه اندازی زیربخش ها به زبان انگلیسی و الکترونیک کردن تدریجی کلیه امور سنتی) را در دستور کار قرار دهید.
10- نتایج به دست آمده را در جلسات گروهی ارایه نمایید و افراد و مدیران زیربخشی که کار خود را به خوبی انجام داده اند تشویق کنید. نمونه ای از گزارش دستاوردها را در اینجا ببینید:
- گزارش دستاوردهای اجرای طرح جدید دانشگاه علم و صنعت ایران
- کسب رتبه برتر و جایزه ملی وب توسط وبگاه دانشگاه علم و صنعت ایران