چند ایمیل در روز می توانیم ارسال کنیم؟
اگر از سرورهای سازمانی خود استفاده می کنید، باید محدودیت هایی که برای ارسال ایمیل دارید را از مسئولان سرور و شبکه سازمان سوال کنید (معمولا در سرورهای smtp به صورت پیش فرض محدودیت هایی برای ارسال ایمیل از هر اکانت یا آی پی وجود دارد)
در سرورهای یکتاوب ما محدودیت 300 ایمیل در ساعت را برای هر سایت تعیین کرده ایم. هر چند ارسال ایمیل های زیاد می تواند موجب کندی سرور و در نتجه کندی در دسترسی به همه سایت ها شود. به همین دلیل بهتر است از ایمیل های انبوده فقط در مواقع خاص و حداکثر یکبار در ماه و فقط برای اطلاع رسانی های ضروری (مثلا اطلاع رسانی نتایج مقالات برای همه کاربران در همایش های علمی، یا اعلام انتشار نسخه جدید نشریه و یا ارسال خبر نامه ماهیانه انجمن علمی، نه برای تبریک و تسلیت در مناسبت ها که روش عمومی سایت های علمی نیست) استفاده کنید. در ضمن برای اطمینان از رسیدن ایمیل به همه کاربران، بهتر است در هر بار ایمیل، بین 100 تا 200 دریافت کننده را در نظر بگیرید (یعنی مثلا الان به 200 نفر ارسال کنید، یک ساعت صبر کنید و سپس اگر ایمیل های برگشت خورده ی شما زیاد نبودند به 200 نفر بعدی ارسال کنید. درست است که این روش کار را سخت تر می کند، اما کاهش تعداد گیرنده ها در هر بار ارسال، ضریب اطمینان دریافت صحیح ایمیل ها توسط کاربران را بسیار افزایش می دهد. چون بسیاری از سیستم های ایمیل، وقتی با تعداد زیادی ایمیل همزمان از یک نشانی یا آی پی مواجه شوند آنها را مسدود می کنند.). برای شروع هم می توانید ایمیل را به 100 نفر ارسال کنید و اگر مشکلی نبود برای بقیه ارسال کنید.
برای عدم ارسال ایمیل تکراری به مخاطبان می توانید از گزینه ای که در زیر کادر ارسال ایمیل در بخش پست الکترونیک برنامه یکتاوب وجود دارد استفاده کنید (گزینه عدم ارسال ایمیل تکراری با موضوع یکسان)
اشکال در ایمیل ها
یکی از دلایل بروز مشکل در ارسال ایمیل (که گاهی منجر به بروز مشکل در سرور و مسدود شدن سایت از سوی شرکت می شود) ارسال ایمیل به تعداد زیادی مخاطب با ایمیل اشتباه است. دقت داشته باشید ما برای هر سایت محدودیتی برای تعداد ایمیل های برگشت خورده هم داریم. مثلا اگر شما 100 ایمیل ارسال کنید و 30 ایمیل آن برگشت بخورند (مثلا به دلیل اشتباه و نامعتبر بودن نشانی های ایمیل ثبت شده در سایت شما) به صورت خودکار ارسال ایمیل از سایت شما تا مدتی متوقف خواهد شد. دلیل این امر این است که سرورهای معتبر مثل یاهو و گوگل این نوع ایمیل ها ی اشتباه را نشانه spam تلقی کرده و محدودیت هایی برای کل سرورها و سایت های شرکت در نظر می گیرند. پس بهتر است بعد از هر بار ارسال ایمیل، ایمیل های برگشت خورده را در بخش webmail بررسی کرده و ایمیل های نامعتبر را از فهرست های خود پاکسازی کرده یا در بخش تنظیم عدم ارسال پست الکترونیک به ایمیل های تعیین شده ثبت کنید.
مسدود شدن موقت ایمیل یا سایت ها
اگر ایمیل های نامعتبر زیادی در فهرست گیرندگان خود داشته باشید، سرور برای پیشگیری از کاهش اعتبار سایت شما و نیز کل سایت های روی سرور، ارسال ایمیل های بعدی را متوقف می کند. سایت های معتبری مثل یاهو نیز وقتی ارسال ایمیل به نشانی های اشتباه از طرف سایت شما را مشاهده کنند، دریافت ایمیل از کل سایت های روی این سرور (با آی پی یکسان) را متوقف می کنند. این توقف معمولا کمتر از یک روز طول می کشد.
اما اگر تعداد ایمیل های نامعتبر شما بیش از 100 مورد باشد، توقف این ایمیل ها در سرور می تواند موجب کندی سرور شود. در این مواقع گاهی ناچار می شویم برای پیشگیری از اختلال در کار سرور، سایت متخلف را متوقف کنیم و ایمیلی به صورت های زیر ارسال کنیم.
نمونه نامه ها:
اعلام توقف فعالیت پایگاه
مدیر محترم پایگاه ...
سلام
سایت شما به دلیل ارسال ایمیل به تعداد زیادی نشانی نامعتبر منجر به اختلال در کار سرور شده و به ناچار متوقف شده است. برای بازگشایی سایت این ایمیل را پاسخ دهید و تعهد بدهید که ایمیل های اشتباه و نامعتبر را با مراجعه به webmail شناسایی کرده و از فهرست دریافت کنندگان حذف خواهید کرد. همچنین متعهد شوید که از ارسال ایمیل های انبوه و بدون بررسی پرهیز نمایید. نمونه ایمیل های مشکل دار ارسالی از سایت خود، و پاسخ های دریافتی را در ضمیمه ایمیل بررسی کنید.
دقت کنید که ارسال ایمیل های متعدد با حجم بالا و بدون بررسی وضعیت نشانی ها و ایمیل های برگشت خورده باعث عدم ارسال ایمیل به نشانی های سالم هم می شود و به همین دلیل این شیوه اطلاع رسانی فایده ای نخواهد داشت. ایمیل ها را باید هدفمند و به نشانی های مشخص و مطمئن ارسال نمایید.
دقت کنید:
در حالت اخطار اول 12 ساعت بعد از ارسال این تعهد سایت بازگشایی خواهد شد. در صورت تماس تلفنی برای توضیح شفاهی یا تکرار این رخداد زمان به مراتب افزایش خواهد یافت.
توجه: ارسال با روش فعلی در دفعات بعدی موجب 48 ساعت توقف فعالیت پایگاه خواهد شد.
برای اطلاعات بیشتر راهنمای زیر را بررسی کنید: استفاده مناسب و محدودیت های سرویس پست الکترونیک
...
یا
اخطار توقف فعالیت پایگاه
مدیر محترم پایگاه ...
سلام
با توجه به ارسال ایمیل به تعداد زیادی ایمیل نامعتبر، برای ارسال ایمیل های شما محدودیت هایی ایجاد شده است. در حال حاضر سایت شما در هر ساعت 50 ایمیل می تواند ارسال کند. نمونه ایمیل های مشکل دار ارسالی از سایت خود، و پاسخ های دریافتی را در ضمیمه ایمیل بررسی کنید.
در صورتی که این کار متوقف نشود و ظرف 12 ساعت تعهد ندهید که این روند تکرار نخواهد شد مجبور به توقف سایت شما خواهیم بود. لطفا ایمیل را پاسخ داده و تایید نمایید که ایمیل های اشتباه و نامعتبر را با کمک راهنما شناسایی کرده و از فهرست دریافت کنندگان حذف خواهید کرد. همچنین متعهد شوید که از ارسال ایمیل های انبوه و بدون بررسی پرهیز نمایید.
دقت کنید که ارسال ایمیل های متعدد با حجم بالا و بدون بررسی وضعیت نشانی ها و ایمیل های برگشت خورده باعث عدم ارسال ایمیل به نشانی های سالم هم می شود و به همین دلیل این شیوه اطلاع رسانی فایده ای نخواهد داشت. ایمیل ها را باید هدفمند و به نشانی های مشخص و مطمئن ارسال نمایید.
برای اطلاعات بیشتر راهنمای زیر را بررسی کنید: استفاده مناسب و محدودیت های سرویس پست الکترونیک
دقت کنید:
محدودیت های ذکر شده شامل سایت هایی که به نحو صحیح از سیستم ارسال پست الکترونیک استفاده می کنند نمی شود. اگر نشانی ایمیل دریافت کنندگان شما صحیح باشد و هر چند وقت یکبار ایمیل های نامعتبر را پاکسازی کنید و همچنین ایمیل ها را دسته بندی کرده و در ساعات خلوت تر روز یا شب ایمیل ارسال کنید، می توانید چند هزار ایمیل در روز ارسال کنید. این محدودیت ها و توقف ها با این هدف انجام می شود که اختلالی در کار سرور و اعتبار ایمیل های ارسالی از آن پیش نیاید و مثل خیلی از سرورهای ایرانی ایمیل ها در spam وارد نشوند.
مسئولیت حفظ امنیت ایمیل ها و استفاده صحیح از آنها با شماست!
دقت داشته باشید به هر دلیلی (مثل ارسال ایمیل های اشتباه بسیار زیاد یا لو رفتن رمز عبور ایمیل های شما به دلیل ساده بودن آنها) از اکانت شما ایمیل های نامعتبر یا بسیار زیاد ارسال گردد، برای حفظ اعتبار کل سرور و سایت های نصب شده روی آن ها مجبور به متوقف کردن اکانت و مسدود کردن سایت، بدون دادن اخطار قبلی خواهیم بود. این امر حتی برای سایت مسدود شده نیز مفید خواهد بود (تا اعتبارش بیشتر مشکل پیدا نکند). در این صورت برای بازگشایی سایت باید تعهدی مبنی بر افزایش امنیت در رایانه های مورد استفاده (نصب آنتی ویروس و فایروال)، آموزش و استفاده از پرسنل با تجربه، عدم استفاده از رمزهای ساده یا عدم ارسال ایمیل های انبوه تصادفی به شرکت ارایه شود. در ضمن بسته به میزان آسیب، احتمال در نظر گرفتن جریمه نیز وجود خواهد داشت.
برای پیشگیری از لو رفتن رمز های عبور از گذاشتن رمزهای ساده و قابل حدس زدن جدا خودداری کنید (هکرها با کمک نرم افزارهای خودکار، هر روز در حال پیدا کردن روزنه ای برای نفوذ به سایت ها هستند. در مجموعه سروهای یکتاوب گاهی روزانه 5000 سعی برای ورود به سیستم ایمیل از سوی نفوذگران ثبت می شود)
توضیحاتی در خصوص ارسال ایمیل انبوه
سرورهای وب برای ارسال ایمیل در حد انجام کارهای روزمره مناسب هستند. اما برای ارسال ایمیل به تعداد زیاد (چند هزار در روز) بهتر است از سرویس دهندگان ارسال ایمیل انبوه (به خصوص خدمات دهندگان خارجی یا گروه های ایمیل یاهو و جیمیل) استفاده کنید. در غیر این صورت می تواند موجب ارسال ایمیل های شما به صورت اسپم شود. اسپم شدن ایمیل های یک سایت در یک سرور اشتراکی (مثل سرورهای یکتاوب) منجر به اسپم شدن ایمیل تمامی سایت های روی آن سرور می شود. به همین دلیل ما مجبوریم به محض مشاهده ارسال اسپم سایت را مسدود کنیم.
هشدار: مواظب باشید که به دام برخی شرکت های تقبلبی که مدعی ارسال ایمیل انبوده هستند نیفتید.
محدودیت ارسال ایمیل انبوه:
در کل با توجه به این مساله که بسیاری از سازمان ها، دریافت چند ایمیل از یک آی پی را محدود کرده اند، بهتر است ایمیل جمعی ارسال نکنید یا در دسته های کوچک و با فاصله ی زمانی زیاد ارسال کنید. گاهی ارسال از جیمیل مشکلی ندارد. چون جیمیل، از آی پی های زیادی برای ارسال ایمیل ها استفاده می کند. اما ارسال از سرور شرکت چون از یک آی پی انجام می شود موجب فعال شدن تنظیمات سازمان ها شده و ایمیل را اسپم تشخیص می دهند. برخی دانشگاه ها تنظیم کرده اند که مثلا اگر 5 ایمیل از یک آی دریافت شد بقیه را قبول نکند و به صورت اسپم برگشت بزند. به همین دلیل حتما باید ایمیل های برگشت خورده مدام بررسی شوند و در صورت برگشت خوردن، بقیه ارسال نشوند.
نکاتی در مورد اسپم شدن ایمیل ها
- یکی از دلایل اصلی اسپم شدن ایمیل ها، وجود نشانی های نامعتبر ایمیل در میان دریافت کنندگان است. گاهی حتی درصد این ایمیل های نامعتبر زیاد نیست اما تعداد زیادی از ایمیل های ابتدای لیست مشکل دارند. در این حالت بقیه ایمیل ها با وجود سالم بودن به مقصد نمی رسند. یعنی اگر سرور بعد از بررسی 50 ایمیل اولیه به این نتیجه برسد که بیش از 40 درصد آدرس ها درست نیستند و ایمیل ها برگشت می خورند، برای جلوگیری از اسپم شدن دیگر بقیه ایمیل ها را ارسال نمی کند.
- وجود نشانی خارج شدن از عضویت در خبرنامه به صورت فارسی یا انگلیسی به جلوگیری از spam شدن ایمیل کمک می کند.
- ارسال اسپم در تمامی کشورها جرم به شمار می رود و طبق قانون CANSPAM جریمه ای معادل 11 هزار دلار آمریکا برای ارسال کننده در بر خواهد داشت.
- معمولا متن های ساده غیر html کمتر اسپم می شوند. در مرحله بعد هم ایمیل های html بدون تصویر هستند. هر چه فایل تصاویر و فایل های بیشتری داشته باشد احتمال spam شدن آن بیشتر است.
- با توجه به ترافیک روزانه اینترنت در کشور، و نیز ترافیک سایت های ایرانی در روز، سعی کنید برای حفظ سرعت پایگاه خود و اطمینان از رسیدن ایمیل ها به مقصد، ساعات خلوت تر (صبح ها تا قبل از 7 و عصرها بعد از ساعت 5) را برای ارسال ایمیل های حجمی انتخاب کنید.
محدودیت های سرویس ایمیل گوگل (Gmail)
https://www.google.com/intl/en/mail/help/program_policies.html
- با جیمیل مجاز هستید هر بار حداکثر 50 ایمیل را به صورت یکجا یا هر روز حداکثر 500 ایمیل را به صورت گروه های مجزا ارسال کنید. اکثر میل سرورهای رایگان مثل یاهو و هات میل محدودیت 300 ایمیل در روز دارند.
البته اگر با نرم افزارهایی مثل Outlook یا از طریق گوگل اسکریپت و به صورت IMAP یا POP3 به جیمیل متصل شوید می توانید حداکثر 100 گیرنده را برای یک روز انتخاب کنید. در غیر این صورت اکانت شما 24 ساعت مسدود می شود.
اگر 25 آدرس را اشتباه درج کنید (شامل ایمیل های اشتباه یا حذف شده که منجر به برگشت خوردن ایمیل شوند) نیز حساب شما تعلیق خواهد شد.
اعتبارسنجی و پاکسازی فهرست ایمیل ها
یکی از سوالاتی که کاربران همیشه با آن روبرو هستند این است که چگونه باید فهرست دریافت کنندگان ایمیل را اعتبارسنجی کرد و ایمیل های نامعتبر را حذف کرد. چندین روش برای این کار وجود دارد.
1- می توانید به تدریج و در دسته های کوچک برای افراد موجود در فهرست ایمیل ارسال کنید. مثلا یک اکانت جیمیل بسازید و یک خبر برای 500 نفر ارسال کنید. سپس ببینید کدام ایمیل ها برگشت می خورند. ایمیل هایی که برگشت می خورند را به عنوان ایمیل نامعتبر ثبت کنید. با تکرار این کار طی چند روز (یا با چند اکانت جیمیل) می توانید ایمیل های نامعتبر را از کل فهرست استخراج کنید.
2- روش شماره یک را می توانید با تعداد کمتر (مثلا 100 ایمیل در روز) با سرور یکتاوب و سایت خودتان هم انجام دهید. البته اگر درصد ایمیل های اشتباه بیش از 40 درصد باشد نتیجه مناسبی نخواهید داشت (چون ایمیل ارسال ایمیل را متوقف می کند). ایمیل هایی که برگشت بخورند در webmail وارد می شوند و معمولا با mail delivery report مشخص می شوند. اگر از سرور یکتاوب استفاده می کنید، برای ورود به webmail در سایت خود باید نشانی سایت را به همراه webmail مشاهده کنید. مثلا www.yektaweb.com/webmail . نام کاربری و رمز عبور را می توانید از طریق cpanel مدیریت کنید.
بعد از ورود به webmail برای مشاهده ایمیل های مشکل دار و ارسال نشده می توانید از ابزار Track Delivery وب میل استفاده کنید. (راهنمای webmail را ببینید)
3- برخی سایت ها و نرم افزارها می توانند به معتبر بودن ایمیل ها کمک کنند. از میان سایت ها می توان به موارد زیر اشاره کرد.
http://validateemailaddress.org
http://www.email-validator.net
http://cobisi.com/email-validation/validate-address
https://tools.verifyemailaddress.io
سایت های زیر هم امکان اعتبارسنجی را به صورت جمعی (Bulk) فراهم می کنند:
http://quickemailverification.com
http://www.bulkemailchecker.com
http://www.briteverify.com
http://www.mailboxvalidator.com
دقت کنید که معتبر بودن ایمیل شامل دو مرحله است. یکی از نظر املای ایمیل (داشتن چند حرف، یک علامت @ و یک دامنه در انتها). برنامه یکتاوب به صورت خودکار این اعتبارسنجی را انجام می دهد و به ایمیل های اشتباه از نظر املایی ارسال انجام نمی دهد. دوم از نظر وجود خارجی داشتن (وجود اکانت). این کار را برنامه نمی تواند انجام دهد و سرور هم با یافتن نشانی سرور مقصد از روی نام دامنه، ایمیل را ارسال می کند. اما سرور دریافت کننده ایمیل پاسخ می دهد که این نشانی وجود ندارد. کافی است یک نشانی غیر واقعی مثل hfwajkyrg2kyg4r@gmail.com را در یکی از این سایت ها تست کنید تا متوجه شوید آیا اعتبارسنجی را صحیح انجام می دهند یا خیر. سایت هایی که ما در بالا فهرست کرده ایم اعتبار سنجی واقعی ایمیل (وجود اکانت) را انجام می دهند.
در این مقاله می توانید مقایسه ای از سایت های خدمات دهنده برای اعتبارسنجی ایمیل ها را مشاهده کنید:
4- تایید گرفتن از کاربران
یک راه منطقی برای ارسال ایمیل های معتبر این است که در اولین ارسال (در گروه های کوچک) از کاربران بخواهید اگر می خواهند ایمیل های بعدی شما را دریافت کنند، ایمیل خود را در فهرست درخواست کنندگان دریافت اطلاعات ثبت نام کنند. نشانی این فرم در سایت شما به صورت زیر است:
www.yoursite.com/form_maillist.php
مثلا:
www.yektaweb.com/form_maillist.php
سپس برای دفعات بعدی فقط این گروه را برای ارسال ایمیل انتخاب کنید (در بخش ارسال خبرنامه و پست الکترونیک، این امکان فراهم است)
با ایمیل های نامعتبر چه کار کنیم؟
وقتی فهرست ایمیل های نامعتبر را تهیه کردید، دو راه برای عدم ارسال ایمیل به آنها دارید.
1- آنها را از سایت حذف کنید. اگر ایمیل های مورد نظر در گروه های دریافت کننده ایمیل یا در میان کاربران سایت هستند می توانید آنها را از سایت حذف کنید.
2- آنها را در فهرست عدم دریافت ایمیل ثبت کنید. برای اینکار می توانید از همان فرم www.yoursite.com/form_maillist.php استفاده کنید. البته در بخش مدیریت : انتهای بخش تنظیمات پست الکترونیک، امکانی برای افزودن فهرست ایمیل ها به صورت جمعی هم وجود دارد.
پیوندها و راهنماهای مرتبط:
راهنمای روش های ارسال ایمیل توسط برنامه و تست و خطایابی آن
راهنمای استفاده از سرویس ایمیل شرکت یکتاوب به صورت آفلاین - استفاده از Thunderbird
راهنمای استفاده از سرویس ایمیل شرکت یکتاوب به صورت آفلاین - استفاده از outlook
چگونه همه‌ی نامه‌های الکترونیک را از وب‌میل خود پاک کنید
روش مشاهده جزییات فنی ایمیل ها برای بررسی دلایل اسپم شدن یا برگشت خوردن
